メールにファイルを添付して送る時の注意点
外部デバイスに入れてファイルを渡す、
クラウドに上げて共有する、
メールに添付して送信する、
などファイルをやり取りする方法は複数ありますが、知らない者同士のネットビジネスではメールに添付して送受信するケースが多いと思いますので、メールの送受信を前提に書きたいと思います。
クラウドに上げて共有する、
メールに添付して送信する、
などファイルをやり取りする方法は複数ありますが、知らない者同士のネットビジネスではメールに添付して送受信するケースが多いと思いますので、メールの送受信を前提に書きたいと思います。
貰って困るファイル
送られても困ってしまうのは、- ウィルス付きファイル
- 開けないファイル
- レイアウトの崩れたファイル
ウィルスを送るのはやめましょう
ウィルスが送られてきたら、困ると言うより迷惑です。送る側の端末がウィルスに感染し、メールの送信先にもウィルスを送ってしまうと言うのはよく聞く話です。
オフィス系ファイルのマクロウィルスだけでなく、画像ファイル、pdfファイルも注意が必要です。
ネットワークや外部デバイスとも切り離された完全なスタンドアロン端末以外、当然アンチウィルスソフトを入れているはずですが、時々入れてない人もいるようです。このような人にウィルス送ってしまうとかなり深刻です。まぁアンチウィルスソフト入れてない方が悪いですが・・・
以前「ウィルスに感染しちゃいました。このファイル見てぇ。」とウィルスに感染したファイルをわざわざ送ってきた方がいらっしゃいます。 全く悪気がなかったこともわかりますし、見て欲しい気持ちもわかりますが、ウィルスとわかっていて送るのは絶対にやめましょう。 もちろんアンチウィルスソフトがブロックしてくれて事なきを得ました。
書くまでもありませんが、悪意を持って送るのは論外です。
オフィス系ファイルのマクロウィルスだけでなく、画像ファイル、pdfファイルも注意が必要です。
ネットワークや外部デバイスとも切り離された完全なスタンドアロン端末以外、当然アンチウィルスソフトを入れているはずですが、時々入れてない人もいるようです。このような人にウィルス送ってしまうとかなり深刻です。まぁアンチウィルスソフト入れてない方が悪いですが・・・
以前「ウィルスに感染しちゃいました。このファイル見てぇ。」とウィルスに感染したファイルをわざわざ送ってきた方がいらっしゃいます。 全く悪気がなかったこともわかりますし、見て欲しい気持ちもわかりますが、ウィルスとわかっていて送るのは絶対にやめましょう。 もちろんアンチウィルスソフトがブロックしてくれて事なきを得ました。
書くまでもありませんが、悪意を持って送るのは論外です。
開けないファイル
送られた方がそのファイルを扱えるソフトウェアを持っていなければ、ファイルを開くことすらできません。
得体の知れないファイルにしか見えないのです。
得体が知れませんから、当然恐ろしくて開けません（得体が知れても無闇に開くものではありませんが）。
画像ファイル1つ送るのに、わざわざOffice系ファイルにして送る人もいますよね。 どうしてわざわざOffice系ファイルにするのかわかりませんが、素直に画像ファイルを送りましょう。
相手がOfficeアプリケーションを持っていなければ開くことすらできませんし、次の項目のように互換ソフトではレイアウトが崩れる可能性もありますし、ファイルサイズも一気に大きくなって送られた方は嬉しくありません。
無制限に使える回線ならまだ良いですが、容量が決まっている携帯回線等では迷惑になりかねません。
画像ファイル1つ送るのに、わざわざOffice系ファイルにして送る人もいますよね。 どうしてわざわざOffice系ファイルにするのかわかりませんが、素直に画像ファイルを送りましょう。
相手がOfficeアプリケーションを持っていなければ開くことすらできませんし、次の項目のように互換ソフトではレイアウトが崩れる可能性もありますし、ファイルサイズも一気に大きくなって送られた方は嬉しくありません。
無制限に使える回線ならまだ良いですが、容量が決まっている携帯回線等では迷惑になりかねません。
レイアウトの崩れたファイル
マイクロソフトOfficeで作成されたファイルを、互換性のあるオフィスアプリケーションで開くと、開けるには開けますが表示が大きく崩れることがあります。
文書ファイルに画像ファイルやシェイプなどを複数貼り付けて、おそらく作った側はきちんと見えているのでしょうけれど、受け取った方は何がなんだかわからない表示になっている、ことが往々にしてあります。 大切な部分が別の画像の下になっていて、全く見えない、存在していることすら見えない場合もあります。 これでは開けないのとそんなに変わりません。
同じ会社などで相手の端末の環境がわかっているのなら問題は起こらないと思いますが、相手の環境がわからないときは、まず間違いなく扱える可能性が高いファイル形式で送りましょう。
先程のOffice系ファイルに画像を貼り付ける場合は、画像ファイルに文字や矢印など直接書き込んで、画像として保存し、その画像を送るのです。 そうすれば崩れる心配はありませんし、相手の端末にアプリケーションが入っていないかもしれない危険もなくなります。画像ファイルはどの端末でも問題なく見ることができます。pdfにして送るのも有効だと思います。
せっかく伝えたいことがあって、ファイルを作っているのですから、相手が読めない、伝わらないのでは意味をなしません。
文書ファイルに画像ファイルやシェイプなどを複数貼り付けて、おそらく作った側はきちんと見えているのでしょうけれど、受け取った方は何がなんだかわからない表示になっている、ことが往々にしてあります。 大切な部分が別の画像の下になっていて、全く見えない、存在していることすら見えない場合もあります。 これでは開けないのとそんなに変わりません。
同じ会社などで相手の端末の環境がわかっているのなら問題は起こらないと思いますが、相手の環境がわからないときは、まず間違いなく扱える可能性が高いファイル形式で送りましょう。
先程のOffice系ファイルに画像を貼り付ける場合は、画像ファイルに文字や矢印など直接書き込んで、画像として保存し、その画像を送るのです。 そうすれば崩れる心配はありませんし、相手の端末にアプリケーションが入っていないかもしれない危険もなくなります。画像ファイルはどの端末でも問題なく見ることができます。pdfにして送るのも有効だと思います。
せっかく伝えたいことがあって、ファイルを作っているのですから、相手が読めない、伝わらないのでは意味をなしません。
メールに添付することの是非
最近メールに添付ファイルがあると、相手に届かい事例が多くなっているようです。
添付ファイルからウィルスに感染する可能性を潰そうとしているのでしょう、ウィルスではなくてもファイルが添付されているメールをメールサーバーがなかったことにするケースがあるようです。
添付付きメールを潰すところは、クラウドを利用して欲しいのだと思います。 ですが相手がどのクラウドを使っているかなど調整している間にもメール添付で用事が済む場合も多々あります。
メール添付が駄目なら、かなり面倒ですがWebサーバーにアップロードしたファイルをダウンロードしてもらうことになってしまいます。 ですがこのケースも入る経路が違うだけで入ることに変わりなく、もしウィルスファイルなら感染します。
なので添付ファイル付きメールだけブロックしても意味は半分ほどになってしまいます。
どんな経路であっても、アンチウィルスソフトをきちんとインストールして常に監視することが大切です。
添付付きメールを潰すところは、クラウドを利用して欲しいのだと思います。 ですが相手がどのクラウドを使っているかなど調整している間にもメール添付で用事が済む場合も多々あります。
メール添付が駄目なら、かなり面倒ですがWebサーバーにアップロードしたファイルをダウンロードしてもらうことになってしまいます。 ですがこのケースも入る経路が違うだけで入ることに変わりなく、もしウィルスファイルなら感染します。
なので添付ファイル付きメールだけブロックしても意味は半分ほどになってしまいます。
どんな経路であっても、アンチウィルスソフトをきちんとインストールして常に監視することが大切です。
大切なファイルをメールに添付する場合
大切なファイルをメールで送る場合があると思います。
一番良いのは暗号化して送ることです。
ですが一度限りの場合、暗号化・復号化作業は面倒です。 簡易的ですが、安全性を少し高める方法があります。
添付ファイルとは違いますが、またIDとパスワードの両方を送るケースもあると思います。 この場合IDとパスワードは別々のメールで送ると安全性が高まります。
一番良いのは暗号化して送ることです。
ですが一度限りの場合、暗号化・復号化作業は面倒です。 簡易的ですが、安全性を少し高める方法があります。
- 添付ファイルをzipにしてパスワードで保護する
- zipファイルを添付したメールを送る
- パスワードを送る
添付ファイルとは違いますが、またIDとパスワードの両方を送るケースもあると思います。 この場合IDとパスワードは別々のメールで送ると安全性が高まります。